改进管理方式,提高服务水平,创建服务型机关——教务处基于大数据的全过程精细化管理新模式 2016-06-01

为推进服务型机关建设,近年来,教务处在行政管理服务方面继续精耕细作,提出了“基于大数据的全过程精细化管理”新模式,借助信息化建设和大数据管理,不断改进管理措施、加强服务结对、做好服务示范工作,致力于不断提高管理效能和服务师生的水平。

一、完善信息化建设,提升服务水平

为进一步完善教学管理,提高教务管理的信息化水平,教务处针对本科教学设计开发了综合教务系统。所有的教学教务管理工作,从学籍基本信息管理、培养方案及课程管理、学生选课、考务安排、成绩管理、教学质量评估、毕业论文答辩,到毕业资格审核等学生在校学习期间的各个环节,全部通过综合教务管理系统来完成,实现了全过程多方位的信息化管理。每学期还根据最新教学管理过程的需求,不断对系统进行完善和修改。目前,综合教务系统还增加并实现了以下功能:

1、所有本科生、研究生课程统一排课和管理,极大提高了全校排课工作的整体效率。

2、推进空闲教室网上申报管理制度,极大方便了师生日常教学活动的管理,节约了申报老师和学生大量的时间和人力资源。

3、全面推行期末考试随机生成考生座位,供监考人员和主讲教师使用。大大减少了舞弊行为的可能性,赢得了师生的一致认可。

4、完成通修课、学科群基础课、专业核心课等前三层次课程的中英文简介的修订工作,并将全部内容上网,方便师生查询。

5、实现了本科毕业论文从开题到中期检查和论文答辩的全过程监督和管理。

为推进教务管理工作公开化、公平化、透明化,2015年教务处对网站进行了全新改版,新主页服务功能更明显,用户界面更友好,综合教务信息更丰富。同时,完善和更新34份本科教务运行管理流程图,创建25条本科教务运行信息量表,实施成绩异动公示制度,重点加强教学运行的规范管理,促进由管理为主到服务为主的转变,优化流程控制,激发多点活力,实现管理重心下移,不断提高本科教务运行管理的行政效能。

为改进教室教学环境,更好为师生服务,教务处与物业联动推出了“教室教学设备快速报修”网络平台,第一时间响应师生对教学设施的故障维修请求,确保教学活动平稳运行。

二、建立全方位助教管理系统,提升学生学习效果,减轻教师工作负担

学校长期以来在本科课程教学中设置助教岗位。助教是从在校研究生和高年级本科生中选拔以协助主讲教师教学工作的重要角色,助教工作与本科教学质量密切相关。2014年教务处对助教工作进行了系列改革,构建了助教申请、助教培训、助教情况调研、助教月度考核、助教期末评价和助教评优等全方位的助教管理体系。除了通过编制助教手册指导助教进行更有效地工作以外,每学年还开展春秋两季全校范围内的助教培训工作,邀请校内教学名师和资深优秀助教对所有担任秋季学期理论课程和实验课程的700多名研究生和本科生助教进行教学管理、教学原则、教学技能和工作职责方面的培训,进一步提升助教的素质,改进了教学效果,减轻了教师工作负担。

三、实行教、学、管联动机制,加强服务结对

1、对学生日常上课和学习情况进行“实时管理”。2014年新生入学以来,以微积分课程为试点,教务处与学生工作部(处)合作实践和探索了“教、学、管”联动管理的学生管理模式。通过启用BB教学系统和使用答题器,教师及时在课堂上把握教学效果,助教及时将平时作业和测验成绩登入教学系统,班主任可以随时登入系统了解学生的日常学习情况,有效实现了主讲教师、助教和班主任对学生的日常上课和学习情况的实时管理,取得了良好效果。目前,教务处已将BB教学系统逐步拓展用于46门基础课程及部分选修课程,该项工作极大地促进了对学生的过程管理,起到了提前预警的良好效果。

2、对警示期学生实行“全方位闭环管理”。为帮助学习困难的警示期学生尽快改善学习状态、顺利完成学习,教务处对他们实行全方位的闭环管理。具体措施如下:

(1)春、秋季学期开学初,教务处组织教学秘书对学生进行“学籍预清理”工作,提醒有可能达到警示或退学标准的学生及时复习、参加补考,帮助他们尽快减少未获学分、顺利完成学业。

(2)为每名警示期学生分配一位学业指导专家,专家每学期与每名学生至少约谈3次,从开学选课到学业规划等方面,对学生进行全方位、个性化指导。

(3)春、秋季学期学籍清理工作结束后,教务处为每名警示期学生打印、制作警示通知书,交学生工作部(处)寄送给学生家长。该项举措一方面使家长能在第一时间了解孩子的学习状况,另一方面,能使这些学生及时获得家长的关爱与督促,有助于他们尽快改善学习状态。

四、建立学业指导“闭环式”管理,完善个性化培养机制

学生学业指导中心为进一步实现因材施教、分类培养的目标,不断增强学业指导预约平台及网站智能化水平,完全实现学业指导“闭环管理”,效能显著提高。作为教务处推进服务型机关建设的示范岗位,学生学业指导中心除了面向全校本科生开展常规的学业答疑解惑和学业规划外,还定期集中开展“专业选择”和“学籍清理”两大专项学业指导工作。2015年,学生学业指导中心在出国申请、专业选择、个性化学习等方面,对131名同学进行了指导;在学业警示方面,对2200余人次学生进行多轮次约谈;172名同学通过学生学业指导中心网上预约平台,主动与学业指导专家取得联系,获得学业指导。这些实行“个性化培养”的理念和做法获得了学生及家长的一致好评。

五、服务中青年教师,提升课堂教学效果

中青年教师作为学校教学的中坚力量,其教学效果直接关系到全校的教学质量。为提升中青年教师教学水平,教务处采取了一系列措施服务教学一线教师,加强教学能力建设。

1、与人力资源部共同举办面向新进入职教师的教学研习活动。从传播先进教学理念、了解学校教学规范,弘扬传统师德建设、提升教学技能培训等方面,采用讲座、研讨、微课、互评等形式,邀请校内外专家学者和新进教学科研岗老师们进行探讨交流。2015年有近60名教学科研岗教师参加了此项活动,与会教师纷纷表示收获颇丰,为今后的教学工作奠定了良好的基础。

2、举办“教师教学发展论坛”活动。通过邀请国内外学者来我校举办各种形式的讲座、报告、工作坊,为我校教师传播先进的教学理念、教学方法和教育技术手段,从而提升教学质量和效果,为进一步拓展任课教师的教学视野和教学手段,提供了交流分享平台。截止2016年5月,论坛共举办9期,校内有近300人次教师积极主动地参加活动,部分教师已经在教学活动中运用新的教学方法,并取得了显著的效果。

3、做好参加青年教师教学竞赛老师的帮扶工作。青年教师参加校内和国内教学竞赛时,教务处邀请国内外教育学领域专家和国家级教学名师,通过开展讲座、单独演练、定点帮扶、赛前指导等形式,为青年教师答疑解惑和提升教学技能。2015年,我校教师参加安徽省青年教师教学竞赛时,3名推荐教师分获一、二、三等奖。

 

来源:《中国科大党建工作简报》2016年第7期


     
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